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エクセルで十分? 販売管理ソフトって本当に必要なの??

  • 販売管理の実践ノウハウ

販売管理って必要なの?

「販売管理って必要なの?うちの会社は小さいし、販売管理ソフトなんてなくたって、エクセルで見積作れるし、納品書や請求書だって印刷できるでしょ?入金の管理もできるし、いらないよ」と思われている方は結構多いのではないでしょうか?
販売管理ソフトで販売管理を行うと、販売管理に関連する伝票の作成がより簡単・時短できることに加えて、「売上総利益(粗利)」を管理することができます。エクセルでは見積・請求・仕入・在庫といった各個の状況は見やすく管理できると思いますが、それらを全部関連付けたうえでの「売上総利益(粗利)」を算出し管理するのは難しいです。
会社を安定的に維持・発展させるために、販売管理ソフトは強力なツールになります。

エクセルでは難しいこと

販売管理ソフトの確認・選定ポイント

損益計算書(P/L)を思い浮かべてみましょう。
損益計算書とは、1年間の経営成績を表す決算書です。一番上に書いてあることは「売上高」で、俗にトップラインと呼ばれます。次の行に「売上原価」が記載され、いきなり3行目で小計である「売上総利益(粗利)」を計算しています。なぜでしょう?それだけこの3行の数字が重要だからです。「売上総利益(粗利)」の段階で数字を最大化できないと、多くの場合、以下、たくさんの行の費用支払いがまかなえず、最終成績であるボトムライン「税引き後純利益」を確保することができません。 そして、この3行の数値を毎日管理し、改善するために「販売管理」があります。

確かにエクセルを使えば納品書や請求書はきれいに作成できます。日々の仕入や在庫の状況も整理することができるでしょう。ただ、それらは基本的にはばらばらのシートになるので、そこから「売上総利益(粗利)」を求めようとすると、基本的に手操作で集計することになります。エクセルに詳しい人の場合、マクロ機能で集計することも可能かもしれませんが、それぞれの担当者に個々のシートを編集され、マクロ集計に失敗するのが「よくある話」です。
以上のように、エクセルでは「売上総利益(粗利)」の計算がスムーズにできないので、本当の意味での「販売管理」を行うことは難しいと思います。

販売管理ソフトって何ができるの?

そして、それ以上に重要なことが、日々「売上総利益(粗利)」の見込み額も自動的に算出できることです。これが分かるので、状況は良好といえるのか、てこ入れが必要なのかの経営判断を日々行うことができます。

エクセルと大きく違うのは、マスタ管理の充実

増収増益は、ごく単純化していえば「得意先が高く買ってくれて、商品を安く製造または調達でき、高い値段でたくさん売れているとき」です。ですが、得意先にも事情があります。継続して付き合っていれば高く買ってくれるときもあるし、そうでないときもあります。商品も同様で、高くたくさん売れるときも、そうでないときもあります。「販売管理ソフト」では、このような「売上総利益(粗利)」の変化をもたらす重要な要素を、得意先マスタ、商品マスタとして登録することで、得意先別という軸で「売上の変動推移」を分析できたり、商品別という軸で「売上総利益(粗利)の変動推移」を管理できたりということを実現しています。

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得意先と商品をマスタとしてきちんと整備するのは大変ですが、それさえできていれば、見積書、納品書、請求書、仕入、支払、在庫管理といった広範囲の事務負担を圧倒的に便利にできるのが「販売管理ソフト」です。おそらく、販売管理を銘打っているものであれば、どのソフトを購入しても、この点はほぼ実現できるでしょう。ただ、「販売管理」の真の目的である「売上総利益(粗利)の最大化のために」活用しきれるものは少ないのでは?と感じています。

当社がご提供するSANBOH 販売管理の大きな特長のひとつが、この点を強力に支援する「経営分析ツール(BIツール)を標準で備えていることです。(SANBOH 販売管理本体の利用料金にBIツールの利用料金も含まれています)
SANBOH 販売管理では、マウスによるかんたんな操作で、しかも、必要であれば経営者が外出先や自宅からでも、「売上総利益(粗利)の最大化のための活用」を行うことができます。得意先別の粗利の推移、売れ筋商品の抽出など、マウス操作で瞬時に引き出すことができます。

SANBOH 販売管理は無料でダウンロードできる体験版をご用意しておりますので、他社の販売管理ソフトをご検討中の方も、ぜひ検討の一助としてご利用いただければ幸いです。

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カシオ計算機株式会社 システム営業統轄部
営業企画室 三上哲章

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