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中小企業こそ、疎かに出来ない請求書管理

  • 販売管理・IT化

中小企業の経営者、営業、経理担当者のみなさまは、月末月初になると、請求業務に振り回されていないでしょうか?

多くの中小企業では、見積書や、請求書の発行・管理が属人的になっていたり、担当者が個別にExcel等の表計算ソフトで作成し管理しているケースや、いまだに手書きの請求書を発行しているケースが非常に多く見られます。

請求業務に関して、以下のような課題をお持ちの方が多いのでは無いでしょうか。

・受注金額と請求金額が違っている
・お客様の求める期日までに請求書を発行出来なかった
・既に請求済みの費用を請求してしまった
・発行すべき請求書が発行出来ていなかった
・お客様毎に請求書の告知、送付に関するルールが異なるため、ミスが多い
 etc...

その他、物販等、客先への納品を伴う業態の場合、納品書をもとに請求書を作成するケースが多いと思いますが、納品時に欠品や、返品が発生した場合、請求書の調整が必要になるため、請求業務を複雑化させます。

また、お客様によっては、指定のフォーマットで請求書(指定請求書)を求められるケースもあるかと思います。これも、なかなか手書きを辞められない要因になっているようです。

さらに、請求書を月末最終日までに届けないと、翌月の締め扱いになったり、「先にメールまたは、FAXで知らせて欲しい..」等々、様々な要望やルールがあるため、ますます請求業務が繁雑になっています。

請求後の入金管理にも課題があります。発行した請求書に対する入金を確認する際、請求金額と異なる金額が振り込まれており、調査してみると、振込手数料分の金額が差し引かれて入金されているケースや、一部の金額しか入金されていない、期日までに入金が無いなど、未収金が発生するケースが多いようです。
現在では、中小企業でも、パソコン・ネットを使用したエレクトリックバンキング(EB)を活用するケースが増えてきましたが、入金管理をデータ上で実施しても、前述の課題は解決しません。

請求・入金管理業務をいい加減に処理してしまうと、期末の決算時に数字が合わなくなってしまい、頭を悩ませる事になりかねません。

一般的に経営者は、大きな金額の請求や入金は把握していると思いますが、小さな取引まではなかなか目が行き届かないものです。
数ヶ月以上経過してから請求漏れや、入金漏れが発覚しても、そのタイミングでお客様にお願いするのは難しいだけでなく、信頼も失いかねません。

請求書管理をミス無く効率的にするには、受注から納品、請求、入金の流れを一元管理出来る仕組み・体制が必要になります。

この仕組み・体制の作り方については、以下の記事をご覧ください。
「中小企業が請求・入金業務をミス無く運用する仕組み・体制の作り方」

また、請求書管理業務の効率化に欠かせない、IT導入・活用について、経営者の方に気をつけていただきたいポイントを以下のeBookにまとめておりますので、この機会に是非ご覧ください。

中小企業こそ、疎かに出来ない請求書管理

株式会社船井総研ITソリューションズ
代表取締役社長 シニアコンサルタント 西山直生

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