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組織の『ムダ』をなくす!残業削減にはIT活用が効果的

  • 人材育成・教育

生産性向上と「ムダ」の削減

最近、残業問題についての話題が多く、労働時間の削減に取り組んでいる企業が増えています。
しかしながら、労働時間の削減によって業績が下がってしまった例もあるようです。
労働時間を減らして業績が下がってしまっては本末転倒です。そこで、まずは日常業務の「ムダ」を削減し、生産性を上げることから始めることをおすすめします。

営業マンによくある時間管理の課題

社員の業務効率を上げるためには、社員の時間管理が重要です。しかし、時間管理を意識できていない社員が少なくないのが現状です。

例えば、時間が有効に使えていない営業マンのスケジュールを見てみると、
① 時間帯やエリアを考慮せずにアポイントを取得している
② 接客等の営業以外の時間の使い方が曖昧である
といった課題が見えてきます。

上記、①に関しては、朝9時半に出社するとすれば、朝礼や清掃、溜まったメール返信をしていると10時頃になり、移動時間を考慮すると、営業活動に割ける時間は11時~17時となり、お昼休みを除くと、約4時間です。 その4時間の間に効率的にアポイントを入れる必要があります。しかし、アポイントの時間を14時~といった中途半端な時間帯で入れていたり、効率的に訪問できるエリアを考慮せず、本来ならば3社訪問できるところを、移動時間が長い場所の離れた1〜2社のアポイントしか取得していないケースが見られます。
②については、そもそもアポイント以外の業務予定を立てていない営業マンが少なくないのが実情です。

このような時間を有効に使えていない営業マンは、日報作成や、事務処理等の業務の計画が立てられていないため、営業訪問先から帰社後の対応になりがちで、残業が増える傾向にあります。

業務効率化のインパクト

時間管理はクラウドで共有できるスケジュール管理やグループウェア等のITツール・サービスを使用することで効率があります。本人がスケジュール入力をできていれば、他の社員とスケジュールを共有ができるためです。加えて、毎日の朝礼で共有されたスケジュールをもとにリーダーが業務の確認を行うことで、社員さんの時間の使い方が向上し、全体の生産性向上につながります。

時間管理の見直しで1日30分の効率化に繋がれば、1ヶ月(22日間)で11時間の計算になります。社員さんが10名いれば、単純計算で1ヶ月当たり110時間効率化、時給を1,000円として考えると月11万円、年間132万円の見直しに繋がります。
スケジュール管理ツール等、ITツール・サービスを上手に活用する体制を整え、「ムダ」を削減するところから、働き方改革を進めていきましょう。

IT活用による業務効率化について検討される際、経営者の方に確認いただきたい事をeBookにまとめましたので、以下よりご覧ください。

また、生産性を向上し、残業時間を削減する「働き方改革」の進め方については、以下のeBookにも事例を交え掲載しております。

組織の『ムダ』をなくす!残業削減にはIT活用が効果的

株式会社船井総合研究所 人事評価・組織開発グループ
シニア経営コンサルタント 宮花宙希

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