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製造・卸売企業における「納品書」と「指定伝票」を詳しく解説

  • 請求・納品・見積書の書き方

製造・卸売企業の「納品書」にはまったく馴染みがない方が多いと思います。このコラムでは新卒で就職した方や、はじめてパートで事務を担当される方向けに、製造・卸売企業でよく見られる「納品書」や「指定伝票」について、位置づけや使われ方を解説します。

1納品書とは?

軽減税率制度

製造・卸売企業の中でも、特に食品関係や、ネジの規格品といった商品を取り扱う企業では、日々多くの商品を多くの取引先(得意先)に配達します(実際は必ずしもそれだけではありませんが、ここでは小売店をイメージしてください)。
この際、一般の人が小売店で商品を買うときのように、都度代金を授受する方法を取ると、多くの取引先へ移動しながら、釣銭を含めた現金を管理することとなるため、配達の担当者に負担がかかります。紛失等のリスクもあります。
一方、商品を受け取る取引先店舗の側としても、入荷検品を担当する方の仕事は、商品の確認と受け入れ、倉庫保管や商品陳列などに特化して、なるべく店舗の現金を触るなどの業務はさせないほうが理想的です。

このような事情から、日々多くの商品を複数の取引先に納入する製造・卸売企業では、毎日の商品納品時は代金の授受は行わず、商品の授受が行われたことを相互に書面で確認します。その書面が「納品書」です。なお、代金の授受は、後日「納品書」の内容を集計して行われるのが一般的です。(いわゆる請求書です)

よって、納品書は、後日取引先に請求する際の証拠書類として重要です。また、営利企業としていくら売上、利益が出ていて、納税する(した)のかのという証拠にもなるため、特に「証憑書類」と呼ばれ、税法により7年間の保管が必要です。また、商取引のルールを定めた会社法では10年の保管が義務付けられています。

2納品書の書き方

納品書は法律により保存が義務付けられている証憑のため、必ず記載すべき事項も定められています。
必須記入事項

  1. 書類作成者の氏名又は名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容
  4. 取引金額(税込み)
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

ただ、納品書は決まった書式は定められていません。よって、上記のすべての項目を充足していれば、自由にレイアウトしてよいことになります。もうひとつの重要な視点が、商品を買っていただく取引先への配慮です。自分の会社名や商品名の長さや、また1回の納品でどれくらいの種類の商品を納品することが多いか等を踏まえながら、わかりやすい納品書の書式が使われます。

3複写式納品書

手書き用の納品書は文房具屋さんでも販売されています。宅配便の送り状のように複写式になっています。上記の商品納品の例でいうと、配達担当者が1枚目を記入すると、その場で相互に確認する書面や、後日請求時に利用する書面も、同時に作成できるように作られています。以下、市販されている4枚複写の納品書の構成の例です。(物品受領書などが付属しないセットもあります)

書類名 書類の目的
1枚目 納品書(控) 自社で保管する控え
2枚目 請求書 後日請求をする際に、請求書の一枚として利用
3枚目 納品書 取引先に渡す。取引先側でも保管が必要
4枚目 物品受領書 物品を受領した旨、取引先に押印などを貰い自社で保存することで、後日の請求時等の証拠にするための書面

なお、パソコンなどで納品書を作成する場合は、通し番号を付番して上記書面の同時印刷や、一枚の用紙に上記内容を分割割付して印刷します。後者の運用を想定し、あらかじめミシン目が入れられたA4用紙も販売されています。

4指定伝票とは?

取引先が納品書書式について指定する場合があります。「わが社に商品を納品する際は、わが社が指定する納品書書式に納品内容を記入して提出してください」というもので、こういった納品書を一般的に「指定伝票」といいます。

例えば、様々な会社から仕入を行っている会社が、各社から大きさや記入項目もそれぞれ異なる納品書を大量に受け取ってしまうと、中身の確認や、集計作業、長期間の保管も大変です。そのため、こういった会社では、「指定伝票」を採用し、各取引先に、同じ用紙、同じ記入方法で納品書を提出するよう要請します。
こういった考え方が進んで、現在では「チェーンストア統一伝票」や「百貨店統一伝票」といった、業界ごとの「指定伝票」も利用されています。

5SANBOH販売管理のご紹介

SANBOH販売管理システムは、納品書について豊富なテンプレートを準備しているので、見栄えのする納品書をすぐに印刷できます。もっとこだわりたい方は、罫線や文字の大きさといった設定も、マウス操作でかんたんにカスタマイズができます。
さらに、各種チェーンストア伝票をはじめ、日本全国で使われている「指定伝票」を多数搭載しています。もしお使いの「指定伝票」が搭載されていない場合、スキャナー等を使ってお客様自身で作成ができます。

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カシオ計算機株式会社 システム営業統轄部
営業企画室 三上哲章

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