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納品書を再発行する状況と正しい対処方法

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「納品書」は、納品先に引き渡した物品が何かを証明する書類であり、検品や請求時などさまざまなシーンで利用されます。例えば請求時の場合、納品書と請求書の金額を紐づけることにより、請求内容や金額の確認などに利用できます。

納品書には法的な発行義務はありませんが、取引が発生し納品した証拠として、納品時に提出することが多いです。

では、納品書をなくしてしまった場合、どのように対応すればいいのでしょうか。
また、再発行は可能なのでしょうか。

今回は、納品書の再発行の可否や、再発行が必要な状況、再発行時のポイントについて解説します。ぜひ、参考にしてみてください。

1納品書の再発行は可能か?

納品書の再発行は可能です。
納品先との関係を考えると再発行した方が自然であり、今後の取引もスムーズにいくでしょう。

2納品書の再発行するのはどんな状況か

納品書の再発行は可能ですが、どのような状況で行うのでしょうか。
ここでは、納品書を紛失した場合と誤った記載をしてしまった場合に分け、再発行をする方法を解説します。

2-1. 納品先の担当者から依頼(紛失など)があった場合

納品先の担当者が、送付した納品書を紛失してしまった場合など、再発行を依頼されることがあります。

再発行の理由には、納品物の検品や履歴を残す、5年もしくは7年の保管が義務付けられている、など様々なものが考えられます。

2-2. 納品書の内容に記載ミスがあった場合

納品書の内容に記載ミスがあった場合には、在庫数のずれや、誤った請求書を発行してしまうなど、トラブルにつながる可能性があります。
そのため、直ちに赤伝票を発行し、修正した納品書を再発行しましょう。

3納品書を再発行する際のポイント

納品書を再発行する際の注意点や、必要な作業は以下の3つです。

  • 前回発行した納品書と管理番号を揃える
  • 納品日は変更しないで発行する
  • 納品書を再発行する際にすべき配慮

それぞれ詳しく解説していきます。

3-1. 前回発行した納品書と管理番号を揃える

納品書の再発行では、再発行の旨を必ず記載し、再発行前に作成した納品書と管理番号をそろえることが重要です。

再発行した納品書であるという記載がなかったり、前回発行した納品書と管理番号が違ったりすると、納品先の経理に混乱を招いてしまう恐れがありますので、この2つは忘れないようにしましょう。

3-2. 納品日の日付は変更しない

納品書を再発行する際、記載する日付をいつにすべきか迷うことがあるかもしれません。

日付の欄には出荷日などを記載するケースが多いですが、再発行する場合は最初に発行した納品書と同じ日付を記載するようにします。

3-3. 納品書を再発行する際にすべき配慮

納品書の記載ミスによって、納品先に迷惑が生じた場合はすみやかにお詫びの連絡を入れ、再発行の旨を伝えましょう。

信頼を損なわないためにも、丁寧な対応がもとめられます。

4まとめ

納品書の再発行は、ご紹介したように再発行にはいくつかポイントがあります。人的ミスは極力ないようにすべきではありますが、避けられない場合があります。

そのため、再発行する際には、取引先への配慮を行い、円滑なビジネスを心掛けましょう。

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