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納品書の必要性と作成時の注意点

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軽減税率制度

企業間で商品やサービスを取引する際、さまざまな書類のやり取りがあります。その中で、納品書の発行は法的に義務付けられておらず、経費削減のために発行しない場合もあります。

では、なぜ納品書を発行するのでしょうか。

この記事では、納品書の必要性やどのような状況で必要になるのか、また納品書を発行する際のポイントについて解説します。

発行する場合と発行しない場合の基準が分からない際に、参考にしてみてください。

1納品書は必ず出さなければいけない書類ではない

納品書は商品やサービスの納品が決まった際に発行する書類の一つです。納品書を納品先に発行することで、商品を納品したという事実を知らせるとともに、その事実を証明する役割をもっています。

このように重要な書類ではあるものの、法的に発行することを義務付けられていません。しかし、納品書には、いつ、何が届いたかという事実が記載してあり、取引上の認識のずれが発生するのを防ぐ役割があるため、多くの企業が商品・サービスの納品時に発行しています。

納品書のやり取りで、納品物を「提供した」、「受け取った」という確認を双方に促すことができるため、納品に関する認識を互いに揃えられます。

また、「数量が異なる」「依頼した商品が入っていない」などのトラブルを防ぐためや、経理面で役立つために納品書のやりとりを行っている企業も多く存在します。

2納品書はどんな時に必要になるのか?

納品書は、発注したものが確実に納品されているかの確認や、企業間でのトラブル回避など、さまざまな場面で役立ちます。では、どのような時に納品書が必要になるのでしょうか。

2-1. 納品書と納品物を照らしあわせたい時

納品書には、その取引内容が記載されるため、検品時などに注文したものが届いたかどうかをチェックしやすくなります。

検品では、発注した内容に沿って納品がなされているかをチェックします。その際、納品書の内容と実際の納品物に違いがあれば、納品先に迷惑がかかります。納品(出荷)前には、改めて納品書と納品物に相違がないかを確認することをおすすめします。

2-2. 納品内容を証明したい時

納品書は、実際に納品された内容と、発注時の内容に違いがないかを照らし合わせる際に使用します。

そのため、納品物について、契約時に別途取り決めがある場合、備考欄に記載しておくとよいでしょう。

また、納品書を発行する際には、受領書のやり取りも発生することがありますが、その役割は納品書と異なります。受領書は主に発注者側が作成し、確かに商品・サービスを受け取ったことを証明する役割を担っています。

3納品書発行の際に注意したいポイント

納品書は、企業間の取引を証明する大切な書類です。発行する際に注意しなければならないポイントがありますので、必ずおさえておきましょう。

3-1. 見積書の内容と合致しているか

納品書を発行する際は、見積書と内容が合致しているかを確認しましょう。

見積書の内容と納品書や納品物の内容が異なっている場合、トラブルになりかねません。

3-2. 納品書の日付は、出荷日を記載する

納品書の日付は、特別な取り決めがない限り、商品やサービスの出荷日を記載します。
これは、輸送の遅延などにより発注側へ到着する日がずれるケースが考えられることが理由です。

4まとめ

納品書は、法的に発行することが義務づけられていない書類です。しかし、多くの企業が取引の際に、納品書を発行します。

納品側としては、納品書を発行することで、商品やサービスを納品したという事実を証明でき、発注側にとっては、見積書と同じ内容のものが納品されているかを確認しやすいというメリットがあります。

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