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納品書と受領書の役割について。それぞれの書類の意味を解説

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取引の際、納品する側は、納品物と一緒に納品書を提出し、納品された側は納品物を確認したことを知らせる受領書を提出することがあります。

今回は、納品書と受領書の役割の違いと発行・提出するタイミング、そもそも発行する必要があるのかどうかを解説します。

1納品書と受領書の違いは何か?

納品書と受領書は、それぞれ別の目的を持つ書類のため、記載内容に相違がなければ様式や発行者が違う場合もあります。

それでは、納品書と受領書の役割と記載事項について解説します。

1-1. 納品書の役割

納品書とは、納品した側が提出する場合の多い書類で、納品した商品の明細が記載されています。

基本的に納品書に記載が必要とされているのは、以下の項目です。

  • 納品する側の住所と氏名(会社名)
  • 発注した側の住所と氏名(会社名)
  • 納品した日付
  • 納品した商品名など
  • 納品した商品の数量
  • 納品した商品の単価
  • 納品した商品の合計金額

このほかにも、任意で納品場所や納品書の番号など、後から識別できるように業態や内容に合わせた特記事項などが記載されていることもあり、過去の納品履歴をさかのぼって確認することが可能です。

また、税務調査の場合に必要な書類とされる納品書は、国税庁のホームページにも「その他の書類」として
7年間保管する必要があることが記載されていることからも重要性の高い書類であるといえます。

1-2. 受領書の役割

受領書は、発注した側が納品した側へ、商品を受け取ったことを伝えるための書類です。

基本的に受領書に記載されている内容は納品書と同じですが、どのような商品をいくつ納品したかを証明する納品書とは、発行する目的が異なります。そのため、納品する側が発行した受領書にサインや受領印をもらう場合や、発注した側が発行する場合があります。
このように、受領書が証明するのは、あくまでも商品が手元に届いたことであり、納品されたものや個数が注文内容と相違ないと確認したことの証明にはなりません。

ただし、受領書は過去の取引を証明する記録として保管しておけるので、確認が必要になった場合に対応しやすくなります。

2それぞれの書類を発行・提出するタイミング

ここでは納品書と受領書を発行・提出するタイミングについて解説します。

2-1. 納品書を発行・提出するタイミング

納品書は、納品を行う際に発行・提出しますが、出荷日を日付として記載するのが一般的です。

なぜなら、輸送の遅延や不在で受取ができない場合など、商品を受け取るタイミングがずれてしまうことが考えられるからです。そのため、受け取り予定日を日付として記載するのは避けたほうがよいでしょう。

また、郵送で商品の納品を行う場合、納品書を同封するのが一般的ですが、納品書は信書扱いとなるため、無風状態で郵送する必要があります。

無封状態とは、下記いずれかに該当する状態のことを指します。

  • 封筒に入れない
  • 封筒を閉じない
  • 封筒が透明で内容物を確認できる
  • 「開閉自由」などの記載をし、配送業者が確認しても問題ないことを示す

2-2. 受領書を発行するタイミング

受領書の発行期限は決まっていませんが、納品されたことを知らせる書類ですので、なるべく早く提出する方がよいでしょう。

そのため、納品の確認と同時に提出するなど、事前に取り決めを行うことをおすすめします。

3納品書と受領書は、発行が推奨される

納品書と受領書は、法的に発行を定められている書類ではありませんが、その重要性から2つの書類を活用している企業が多いです。

3-1. なぜ納品書と受領書を発行する必要があるのか

納品書や受領書は、納品した事実と、商品を受け取った事実が書類で残るため、万が一行き違いが起きてしまった際に、その取引や納品の内容などをすぐに把握できます。

「本来納品すべき商品が納品されていなかった場合」や「納品された商品が注文した商品と違っていた場合」は、納品書を確認することで、気づくことができます。

また、受領書が手元にあることで、納品した側は、両者合意の上で納品が完了している事実を、後からでも証明できるのです。

3-2. 納品書や受領書を発行しないケース

納品書や受領書は、事前の取り決めや契約書に記載して、発行しないケースがあります。

商品を直接届けて納品する場合は、納品や受取の事実を証明するために納品書と受領書を発行しますが、メールやなどのそのほかの手段で納品の事実が確認できる場合は、発行しないこともあります。

また、業界によっては、納品書や受領書自体の重要性が薄れるケースもあるため、発行の有無は事前に確認しましょう。

4まとめ

納品書は、納品する側が出荷した商品の明細を記載して、発注した側が注文内容と照らし合わせるという役割を担い、受領書は注文した側が納品された商品を受け取ったことを証明する役割があります。

また、納品書・受領書については決算や税務監査の際、必要な書類となりますので保管しておくことが大切です。法的義務はありませんが、過去の履歴を容易に確認できるようになるため、取引の際には納品書や受領書を交わしましょう。

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