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請求書をメールで送る際のルールと注意点

  • 請求・納品・見積書の書き方

請求書をメールで送る際のルールと注意点

メールで請求書を送付することは、双方が同意していれば法的に問題ありません
実際、原本は郵送せずにメールで請求書を送付する企業は徐々に増えています。

ただし、メールで送る際は形式や方法について事前に確認するなど、注意すべき点もあります。今回は請求書を送付する際のルールと注意点についてご紹介します。

1請求書をメールで送る際に注意すべき2つのこと

請求書の発行に法的な義務はなく、別の書類で取引内容や期日、金額などを双方が確認できれば、発行する必要はありません。
そのため、冒頭で紹介したように、請求書をメールで送付すること自体に問題はなく、原則としてデータでしか請求書を発行しない企業も増えつつあります。

しかし、原本送付を義務付けている企業はまだまだ多いため、請求書をメールで送る際には、注意すべきマナーがいくつかあります。まずは、請求書をメールで送る際の主な注意点を2つご紹介します。

1-1. 請求書を送付する前に先方の了承を得る

請求書をメールで送る際は、請求先に請求書の取り扱いについて確認を取り、事前に了承を得る必要があります。

また、そのやり取りを口頭で行った場合、関係者に話が伝わらないこともあるため、文書やメールで詳細を残しておくことをおすすめします。
例えば、請求書のメール送付の旨を契約書に記載する、メール本文に原本は郵送しない旨を記載する、などの対処が必要になります。

1-2. 押印形式について確認する

会社の正式な書類である証として、請求書には会社の印鑑を押すことが一般的です。
ただ、押印形式には、一度印刷した請求書に押印しスキャナーでPDFとして取り込む方法とデータ化させた印鑑を使用する方法の2種類あり、データ化させた印鑑を使用する場合は、事前に請求先の合意を得ておく必要があります。

請求書をデータでやり取りすることに問題はありませんが、電子印鑑は慣習として認めていない企業もあるため、データ化した印鑑を使用する際は、確認が必要です。

2請求書をメールで送る際の文例

最後にメールで請求書を送るときの文例を、場面ごとに紹介します。

請求書をメールで送付する場合のポイントは、件名を見ただけで請求書であることが分かるようにすることです。先方の取引件数が多いと、請求書が取引先のメールに埋もれてしまうことがあるため気をつけましょう。

2-1. 請求書をPDFで送付し原本を郵送しない場合

件名:【ご請求書】◯月分請求書送付のご案内【●●株式会社】

株式会社○○ □□部 △△△△様

平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
●●株式会社■■部の▲▲▲▲と申します。

○月分請求書をメールにて送付させて頂きますので、
ご査収の程、よろしくお願いいたします。

【添付内容】
・ご請求書(No.●●-●●).pdf 1通

なお、誠に勝手ながら振込手数料はお客様にご負担くださいますようお願いいたします。

また請求書原本郵送の必要がございましたらお伝えください。
何卒よろしくお願いいたします。

2-2. 請求書をPDFで送付し原本も郵送した場合

件名:◯月分請求書郵送のご案内【●●株式会社】

株式会社○○ □□部 △△△△様

いつもお世話になっております。
●●株式会社■■部の▲▲▲▲と申します。

▲▲▲(案件名や商品名)請求書を添付いたしましたので、
ご確認よろしくお願いいたします。
なお、請求書原本もあわせて郵送させていただきました。

本請求書に明記させて頂いた振込先へ、
●年●月●日までにお振込み下さいますよう
よろしくお願い申し上げます。

添付ファイルが開封できないなどの不都合な点や
ご不明な点がございましたら、お手数をおかけいたしますが、
ご一報いただきたく存じます。

何卒よろしくお願いいたします。
 

ご請求番号:
ご請求金額:\
お支払期限:年月日
添付ファイル:▲▲▲.pdf 1通

3まとめ

請求書をメールで送付すること自体には法律上問題ありません。ただし、その形式・方法は請求先と確認を取り合い、了承を得る必要があります。

原本郵送の有無や押印をどうするかなどは事前に確認しておきましょう。

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