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請求書と領収書の違いとそれぞれの意味

  • 請求・納品・見積書の書き方

請求書と領収書の違いとそれぞれの意味

請求書と領収書は、金銭のやり取りを証明するものであり、経費計上の際に必要です。

原則、請求書と領収書は両方揃えるものですが、無理に揃える必要がないケースや、揃えること自体が難しいケースも少なくありません。
今回は、経費計上を目的とした請求書と領収書の扱いの違いについて解説していきます。

1請求書と領収書の意味

ご存じの方も多いかと思いますが、まずは請求書と領収書の意味や記載内容について確認していきましょう。

1-1. 請求書とは

請求書とは、提供した商品やサービスの対価の支払いを求める書類であり、取引内容や金額などが記載されています。
一般的な請求書には、以下の内容が記載されます。

  • 書類作成者の氏名又は名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込み)
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
  • 請求書番号
  • 請求者の捺印
  • 小計と消費税
  • 特記事項や備考
  • 振込先と振込手数料
  • 支払い期限

1-2. 領収書とは

領収書とは、商品やサービスの対価を代金として受け取ったことを示す書類であり、金銭のやり取りが終了していることを証明します。
一般的な領収書には、以下の内容が記載されます。

  • タイトル
  • 発行日
  • 領収金額
  • 但し書き
  • 宛名
  • 発行者名・連絡先
  • (金額や内容に応じて)収入印紙

1-3. 請求書兼領収書とは

請求書兼領収書は、請求書と領収書両方の役割を果たすものです。
病院や歯医者などの医療機関にかかった時の支払いのように、請求時に金銭のやり取りが発生する際に用いられます。

2請求書や領収書が必要なケース

それぞれの意味が分かったところで、請求書と領収書が必要なケースについて解説します。

2-1. 請求書が必要なケース

請求書は、企業間取引で発生した金銭のやり取りでは基本的に必要であり、請求日と支払日が異なる取引でも原則受け取る必要があります。

前述の通り、請求書は商品やサービスの対価の支払いを求める書類ですので、どの商品やサービスに対して、いくら支払ったのかは、経費計上の際に残しておく必要があります。
ただし、請求書なしで代金を支払い、請求書が手元にない場合は、領収書などで代用できることが多いです。

また、以下に該当するような請求日と支払日が同日である取引、もしくは請求書が発行されない取引では、請求書が不要となることが一般的です。

  • バスや鉄道、タクシー
  • 飲食代
  • ご祝儀やお香典
  • など

2-2. 領収書が必要なケース

領収書は、金銭のやり取りが行われたことを証明する書類ですので、現金取引など金銭のやり取りを証明できるものがない場合に必要です。

そのため、以下のように領収書以外で金銭のやり取りを示すものがあれば、領収書が不要になることが一般的です。

  • 銀行振込による支払い(請求書とセット)
  • クレジットカードによる支払い(請求書とセット)
  • インターネット通販利用時の確認メールや取引画面のキャプチャ画像
  • 店舗で現金支払いをした際に受け取るレシート
  • など

ただし、何に対して支払ったのか明確ではない場合は、領収書が必要となるため注意が必要です。例えば、飲食店でクレジットカードによる支払いをした際、クレジットカードの明細だけでは飲食代として使用したのか判断できないケースもあるため、領収書またはレシートが必要となります。

また、レシートがあったとしても、店名や日付などが記載されていないと、支払いを証明できない可能性があります。例えば、飲食代として1万円支払ったとしても、店名や日付がなければ、本当に飲食代として支払ったものか、第三者に判断できないことがその理由です。

3領収書がない場合は出金伝票を利用する

領収書を紛失した際や取引先に依頼しても領収書を発行してもらえない場合は、出金伝票に記載しておくことで、代用できます。

出金伝票とは、事業者が金銭を支払った際に作成する書類のこと。書式に特別な規定はありませんが、税務上、領収書の代わりとして認められるためには、以下の項目が必要になります。

  • 支払日
  • 支払った相手の名前、名称
  • 支払い金額
  • 支払いの目的、品物・サービスの内容

この出金伝票は、他の書類と合わせて保管しておきましょう。
例えば、セミナーに参加した際の入場チケットのように、それだけでは出金の証拠となりづらいものは、必ず出金伝票と一緒に保管してください。

ただし、出金伝票はあくまで領収書の代用ですので、領収書を取得できる場合は領収書を保管しておくことが原則です。

4まとめ

請求書と領収書は、経費計上の際に重要な書類です。
請求書は商品やサービスに対して発生した金額を示し、領収書は代金を支払ったことを証明します。

この2つの書類が揃うことで経費計上がスムーズに進みますが、状況によってはどちらか一方や出金伝票があれば、問題ないケースもあります。

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