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請求書の書き方と作り方|基本から注意事項をご紹介

  • 請求・納品・見積書の書き方

軽減税率

企業間取引の際には、見積書、発注書、契約書など、さまざまな書類のやり取りがあります。そのなかでも大切な書類のひとつである請求書は、商品やサービスを提供した際に、その対価を支払っていただくための意思表示であり、取引があったことの証明として発行されます。

請求書の書き方や雛形に関しては、インターネット上で数多く紹介されていますが、項目名や記載方法に微妙な違いあるため、どれが正しい書き方なのか、判断がつかない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、請求書の書き方や作り方の基本、雛形作成時に重要なポイント、郵送時のルールなどをご紹介します。

1請求書に記載すべき11項目

請求書の書き方には、法律上の定まった形式や雛型はありませんが、国税庁は下記の事項を記載することを推奨しています。

請求書等の種類 請求書等への記載事項
取引の相手方から交付を受ける、請求書、納品書等 ①書類作成者の氏名又は名称
②取引年月日
③取引内容
④取引金額(税込み)
⑤書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

また、この他にも、ビジネス上の慣習として、次の6項目を記載するケースも多く見かけます。

  • 請求書番号
  • 請求者の捺印 
  • 小計、消費税
  • 特記事項や備考
  • 振込先、振込手数料
  • 支払い期限

この6項目は、慣習として様々な会社の請求書に網羅されているので、国税庁が推奨するものに加えて記載すべき項目と言っていいでしょう。

2請求書の書き方

ここからは、前述の請求書に記載すべき11項目の具体的な書き方や注意点についてご説明していきます。

2-1. 書類作成者の氏名又は名称【国税庁推奨項目】

会社情報や担当者名は、請求先にも分かりやすいように記入します。
担当名や電話番号、メールアドレスなどを記載することで、請求先の経理担当者が請求元に急ぎで連絡をとる必要があった際、スムーズに連絡することができます。

【記載例】

〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県 〇〇市 〇〇1-1-1
〇〇株式会社
電話番号:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX番号:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
担当者:〇〇 〇〇
メールアドレス:〇〇@〇〇.co.jp

2-2. 取引年月日【国税庁推奨項目】

請求書には、取引年月日の記入が勧められています。

これは、いつの取引かわかるように、取引のあった年月日を記載するものですが、一般的には、請求書発行日(もしくは請求日)として記載します。当月に取引が複数回あった場合は、まとめて当月の締め日を記載することが多いようです。

【例】

請求書発行日 2019年07月30日

2-3. 取引内容【国税庁推奨項目】

取引があった商品やサービスの数量、単価を相手に伝わるよう分かりやすく記載します。
そうすることで、請求内容に間違いがないか、取引内容に認識の齟齬がないかなどの確認ができます。

2-4. 取引金額(税込み)【国税庁推奨項目】

税込みの取引金額は、国税庁推奨の記載項目です。
小計と消費税の合計金額は、下記のように記載します。

小計 ¥12,500
消費税(8%) ¥1,000
合計 ¥13,500

この税込み合計金額は、請求書の左上部の目立つ箇所に記載することで、受取側が請求金額をひと目で把握することができます。「2-8. 小計と消費税」で記載した金額と相違ないか必ず確認しましょう。

2-5. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称【国税庁推奨項目】

名称を正確に記入し、敬称にも気を付けましょう。

必要に応じて部署名を入れるなど、請求先に分かりやすいように記載しましょう。

【例】

法人宛 荒井商会株式会社 総務部 御中
個人宛 秋山 真之 様

2-6. 請求書番号

請求書番号を記入しておくと、自社での請求書管理や入金の際の問い合わせに役立ちます。

期間請求などの形態で、複数の見積や納品を合算して請求書を発行する場合は、見積書や納品書毎に番号を付番しておき、その番号を請求明細に記載しておくことで、どの見積書に対する請求書なのか、どの請求書に対する納品書なのかなどをすぐに確認することができます。

2-7. 請求者の捺印

請求書の捺印は、法律的に必須ではありません。
しかし、経理上のルールとして、捺印のない請求書を受け付けない会社も多いため、捺印した請求書を送るべきでしょう。

2-8. 小計と消費税

商品の合計金額と消費税を分けて、それぞれ別の項目として請求書に記載します。
この内容を記載することで、合計金額に間違いがないか、消費税がいくらになっているのか確認できます。

2-9. 特記事項や備考

支払期限が臨時に変更になった場合や、特別にお知らせしたい事柄がある場合に、備考欄へ記載します。

そのほか、通常の支払いフローとは別に請求先と合意が取れている、契約外で納品を前倒ししたために発生した請求や、納品する商品量を増やした・減らした場合などのイレギュラーな支払いフローがある場合なども特記事項や備考欄へ記載します。

2-10. 振込先と振込手数料

請求書には、振込先の銀行口座名を記入します。
また、振込手数料を負担してもらう場合は、その旨も記載しましょう。振込手数料はどちらが負担するのかを事前に決めておくと無用なトラブルを避けられます。

2-11. 支払い期限

支払い期限は、あらかじめ、請求先と取り決めを交わしておきましょう。
請求者側の独断で支払い期限を設定してしまうと、後々のトラブルに繋がりかねません。

3請求書の雛形作成時に注意すべき2つの点

請求書の雛形を作成する際に気を付けたいのは「相手に伝わる分かりやすい請求書」であることです。

下記で詳しく見ていきましょう。

3-1. タイトル作成はシンプルにはっきりと

まず、請求書面のタイトルは「御請求書」もしくは「請求書」「請求明細書」としましょう。

メールで請求先に添付する場合には、ひと目で請求書と分かるように、ファイル名に請求書と付けておくと親切です。

3-2. 請求書番号には見積書や納品書に記載した番号を付ける

請求書を作成する際には請求書番号を割り振ります。
請求書番号は、請求データを管理する上で大変重要です。

4請求書の雛型の例

ご紹介したように、請求書には記載が推奨されている項目があります。

先程ご紹介した11項目や注意点に加え、この記事や下記の雛型を参考に、自社で使いやすい請求書を作成してみてください。

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5自社の雛形作成時に合わせて決めておきたいこと

雛型を作成することとあわせて、送付状や封筒のフォーマットなども決めておくことも重要です。

フォーマットを事前に決めておくことで、ゼロからフォーマットを作成するような余計な仕事を増やすこともなくなります。

5-1. 請求書番号には見積書や納品書に記載した番号を付ける

請求書を送る際には送付状を添えるケースもあります。この送付状も雛形を作成しておくと良いでしょう。

送付状で内容をお知らせすることで、請求書を受け取る側が何の請求かわかりやすくなります。また、請求書が複数枚ある場合、請求書の郵送漏れがないかも確認できるようになります。

  • 宛先
  • 送付日
  • 送信者の社名・部署名・担当者名・連絡先
  • 請求内容(〇〇の納品に関しまして御請求申し上げます など)
  • 送付枚数(送付状含め、〇枚 など)

5-2. 封筒のフォーマット

請求書を郵送する際には、封筒の形式や書き方も事前に決めておきましょう。

例えば、請求先の住所を封筒に印字したり、窓枠付きの封筒を使って、請求書に記載した住所を見せたりする方法などがあります。

封筒に印字する方法は1手間増えるものの、窓枠付きの封筒よりはコストが下げられます。一方で窓枠付きの封筒は、窓枠無しの封筒よりも若干コストは高くなりますが、請求書を送付する作業工数を削減できます。

また、封筒を受け取った際に分かりやすいように、「請求書在中」のスタンプや記載もオススメです。この記載をすることで、重要書類であることが一目見てわかるため、ほかの郵送物と紛れ込むことも避けられるでしょう。

6まとめ

今回は、請求書の書き方や作成方法をご紹介しました。同じ企業であれば、記載内容が大きく変わることはほとんどないと考えられるため、共通フォーマットを作成することで、請求書作成の手間を省くことができますので、請求書のフォーマット化をおすすめします。

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